Warum man sich über eine gute E-Mail-Signatur Gedanken machen sollte? Weil wir in der Geschäftswelt im Durchschnitt ein Drittel unseres Arbeitstages mit dem Schreiben und Lesen von E-Mails verbringen.
Heutzutage stellt die E-Mail ein alltägliches Kommunikationsmedium und einflussreiches Marketingwerkzeug dar, was die E-Mail-Signatur folglich zu einem wesentlichen Bestandteil professioneller Geschäftskommunikation macht. Sie ist eine persönliche, elektronische Visitenkarte und sollte daher bestmöglich optimiert sein.
Prinzipiell ist die Einrichtung einer Signatur sehr sinnvoll. Spezielle Informationen am Ende einer Nachricht ermöglichen es nämlich dem Empfänger, den Absender einer E-Mail zu identifizieren, und erleichtern die weitere Kontaktaufnahme. Signaturen hinterlassen einen ersten Eindruck und sprechen über die gesandte Info hinaus für den Absender. Wenn man die Signatur allerdings nicht achtet oder falsch einsetzt, kann man auch ein schlechtes Bild von sich und seiner Arbeit transportieren.
Aufpassen muss man besonders bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen. Diese enthalten nämlich nicht nur Adress-Angaben sondern oftmals auch rechtliche Hinweise. So müssen gerade bei geschäftlichen E-Mails inzwischen auch formale Vorschriften eingehalten und Pflichtangaben gemacht werden. Diese werden am besten direkt in der Signatur gespeichert, denn fehlende oder fehlerhafte Angaben könnten abgemahnt werden. Im Zweifelsfall sollte immer ein Rechtsanwalt konsultiert werden.
Einrichtung einer Basis-Signatur (Text und Bilder) auf dem Mac unter macOS (OS X):
Einrichtung einer fortgeschrittenen Signatur (HTML-Signatur) auf dem Mac unter macOS (OS X):
Einrichtung einer Signatur auf dem iPhone:
Kopieren in den Zwischenspeicher: Hierfür müssen Sie den Text der Signatur lange gedrückt halten, dann die gesamte Signatur blau markieren und "Kopieren" klicken.
Kopierten Text einsetzen: Doppelklick auf den gewünschten Account und "Einsetzen" klicken.
Mithilfe dieser Anleitung können Sie auch die von Apple in iOS voreingestellte Standardsignatur "Von meinem iPhone gesendet" löschen.
Sie haben Fragen zur Einrichtung und Erstellung einer Signatur? Sprechen Sie uns gerne an.
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